Bodite šef: 9 strategij varčevanja pri zdravi za vodje ADHD

Ami je vodja poslovnega razvoja finančne institucije. Na treh podružnicah v treh mestih upravlja 30 ljudi. Njen dnevni urnik je sestavljen iz veliko srečanj s strankami ter individualnih in konferenčnih klicev z osebjem, ki ji poroča. Njena e-poštna pošta je vedno polna, večinoma zato, ker je za pisanje odgovorov trajalo predolgo. Bori se s pravočasnim izpolnjevanjem poročil. Ami poudarja nad ocenami uspešnosti, saj sovraži dajati negativne povratne informacije zaposlenim.

Jim je vodja projektov v velikem gradbenem podjetju. Koordinira več projektov in upravlja več deset ljudi. Polovica njegovega delovnega dne je sestavljena iz načrtovanja sestankov, druga polovica pa se mu zdi bombardirana s telefonskimi klici in e-poštnimi sporočili, ki zahtevajo njegovo pozornost. Njegova pisarna je nered, zato je bolj zahtevno spremljati vso dokumentacijo, zapise in naloge, ki jih je treba opraviti. Kljub delovni dolgi uri in odhodu na delo doma med vikendi, ne more dohiteti.

Jim in Ami sta uspešna voditelja, ki sta dobra na svojem delovnem mestu. Imajo

ADHD. Komaj so sami. Na tisoče odraslih z ADHD na vodstvenih in vodstvenih položajih v vseh poklicih. Izziv za Ami in Jima ter številne druge na njihovem položaju je, da se naučijo dobro upravljati z ADHD, tako da bodo njihova delovna mesta manj naporna in naporna. Spodaj je nekaj strategij, ki so se jim zdele koristne.

1. Napišite svoj opis delovnega mesta

Večina zaposlenih ima jasno določeno delo s točno določenimi cilji in strukturirano rutino. To pri nas običajno ni izvršne položaje, kjer so pričakovanja in odgovornosti ohlapno opredeljene in odprte. Če vam nekdo ni dal jasnega, strukturiranega opisa dela, ga napišite sami.

Katere so najpomembnejše odgovornosti vašega dela? Koliko časa morate posvetiti vsakemu od njih? Kdaj v svojem urniku razporedite čas za te prednostne naloge in kako uravnotežite svoj urnik, da zagotovite, da bodo prednostne naloge opravljene? Katere posebne cilje uspešnosti si prizadevate doseči in kako dosledno spremljate in ocenjujete svoj napredek?

Verjetno bo povsod nekje nestrukturiran izvršni direktor, ki ga bodo motile majhne stvari in zapravljale čas. Dodatna nevarnost je, da lahko brez realnih pričakovanj in zdravih omejitev službeno vodstvo zlahka prevzame njegovo življenje. To je, kot je odkril Jim, recept za izgorelost.

2. Naj bo načrtovanje vaša glavna prednostna naloga

Vzemite si čas za načrtovanje, dolgoročno in kratkoročno in premislite, kdo in kaj projekta. Težava mnogih voditeljev z ADHD je, da se ujamejo pri gašenju požarov in ne potrebujejo časa, da bi pogledali naprej in učinkovito načrtovali. Dolgoročni rezultat je pogosto katastrofalen.

Jim je izvedel, da bolj učinkovit je pri načrtovanju in manj požarov, ki jih mora ugasniti. "Moja najpomembnejša naloga kot izvršni direktor ni gašenje požarov, temveč preprečevanje, da bi požari izgorevali." Osnovna kratkoročna naloge, kot so sestanki, so predvidene v njegovem načrtovalcu z obvestili in opomniki, ki jih udeležencem pošlje njegova pisarna asistent. Dolgoročnejše in bolj zapletene projekte načrtujemo podrobno s pomočjo programske opreme za upravljanje projektov, kot je Microsoft Project.

3. Zmanjšajte motnje

Bolj ko je človek bolj moten in več podrobnosti se mora spoprijeti, večje so potrebe po organiziranem delovnem okolju. Naj bo stalno misija za odpravo in zmanjšanje motenj na vaši mizi in v pisarni.

Za Ami je bila največja težava poplava e-poštnih sporočil. Vsakič, ko se je ustavila, da bi jo prebrala, je pojasnila: "Strašno sem se vrnila na pot." sama je časom e-pošte namenila branje in odgovarjanje na e-pošto ter jih ignorirala, ko se je morala osredotočiti na druge načrtovane naloge.

Jimova težava je bila v tem, da se je njegova miza spopadala s stekleno steno, ki je gledala v večji pisarniški kompleks. Rešitev je bila, da svojo mizo obrne tako, da se je obrnila proti neprozorni steni.

Učinkoviti izvršni delegati; neučinkovit ne. Če želite dobro razložiti, morate imeti jasno, katere naloge je treba prenesti in katere ne. Prenesite naloge, ki jih lahko opravlja nekdo, kot tudi vi, da sprostite čas in energijo za naloge, za katere potrebujete svoje strokovno znanje. Bodite previdni pri prenosu nalog, ki jih zaposleni ne more upravljati, in dobrodošli v iskrenih povratnih informacijah, če se te situacije pojavijo.

Dobro razmaščevanje zahteva premagovanje vašega ponosa. Jim ni hotel delegirati, ker "nisem hotel izgledati, kot da se tresem." Jim je to navado zavrgel.

4. Naučite se kdaj reči »ne«

Dva glavna razloga sta, da je veliko vodstvenih delavcev preobremenjeno s svojimi delovnimi mesti. Morda so neučinkovite. V tem primeru je rešitev za izboljšanje produktivnosti s strategijami, kot so omenjene tukaj. Drugi razlog za preobremenjenost je prevzemanje preveč dela. Edina rešitev, da se preveč zavzamete, je, da zmanjšate svojo delovno obremenitev. Če zmanjšanje neobvladljive delovne obremenitve ni možnost - na primer, če se višje vodstvo ne strinja - je dolgoročna rešitev lahko poiščite drugo službo.

Učinkovit izvršni direktor se mora vedno zavedati, kaj je mogoče ali česa ne izvršiti, in se zavezovati ali ustrezno zavrniti zahteve. Ena od ponavljajočih se težav za Ami je bila ta, da jo bo njen šef prosil, naj reši težave ne glede na trenutne projekte na svoji mizi. Morala je in sčasoma je to storila, postanite asertivni in povejte svojemu šefu, "Lahko poskrbim za to ali pa za to, vendar ne morem obojega."

Druga težava je bila preveč prošenj ljudi, ki se ji prijavijo, da bi prenovili telefonske sestanke ali druge načrtovane dogodke. S tem je svoj urnik vrgel v kaos in takšnim zahtevam je morala reči ne.

5. Bodi dober, ne popoln

Ko pregledate, določite prednostni nalog in načrtujete svoj dan, se po najboljših močeh potrudite, da naloge opravite v roku, ki ste mu ga dodelili. Ami se je izgubljala v majhnih podrobnostih in se pritoževala: "Vedno poskušam ponovno organizirati informacije", da bi bila poročila ali e-poštna sporočila popolna. Njen perfekcionizemskupaj z njeno distraktibilnostjo je njeno produktivnost upočasnila na hitrost melase. Ustavljati se je bilo le tako, da se je ustavila po urniku - z nastavitvijo alarma, ki jo je opozoril, da jih ima 10 minut in potem, ko je čas izstopil iz naloge, da je lahko ostala težka delovna obremenitev.

6. Naj bodo sestanki kratki in osredotočeni

Ne glede na to, ali imate notranji ali zunanji sestanek, vedno pripravite jedrnat dnevni red in se ga držite. To vam pomaga ne le pri organizaciji informacij, temveč vsem prihrani čas. Naj bo seja tesno osredotočena in na temo ter pogovor usmerite v dnevni red, ko se drugi (ali vi!) Umaknejo.

7. Ne prenaglite se nad ocenami uspešnosti

Številni posamezniki z ADHD so ljudje, ki uživajo in so občutljivi na nelagodje ali bolečino drugih. Ami je nelagodje zaradi pregledov uspešnosti izhajala iz njene skrbi sprejemanje konstruktivne kritike nekaterim ljudem neprijetno. Nehala je odlašati, ko je ponovno ocenila uspešnost kot priložnost poučevanja in ne soočanja. Ocenjevanje je postalo priložnost, da zaposlenim pove, kako naj bodo bolj učinkoviti pri svojem delu.

8. Pogrizi sebe

Ko vas čaka, da bi delali kosilo, ne smete. Ohranjanje zdrave ravni krvnega sladkorja je bistvenega pomena za pozornost in koncentracijo. Poleg prehrane kratek čas odmora za kosilo pomaga preprečiti duševno utrujenost popoldne.

9. Razpored rutinskih nalog

Množičnim opravilom se pogosto izognemo ali pozabimo, razen če postanejo navade. Rutinirajte tekoče odgovornosti z izvajanjem postopka, ki ga sledite v določenem časovnem razporedu. Vsak petek položite položnice za odhodke. Če pozabite ali odložite, prosite svojega pisarniškega pomočnika, da vas opomni. Ta sprememba je pomagala Jimu in Ami, da ostaneta na vrhu.

Posodobljeno 16. decembra 2019